Бизнес преговори | dLambow

Водене на бизнес преговори

Какво са бизнес преговорите?

Бизнес преговорите са едно от най-древните средства за регулиране на човешките и бизнес взаимоотношения. Чрез тях е възможно да се намерят решения дори и там, където интересите не съвпадат, а мненията по даден въпрос се разминават сериозно. Преговорите са метод на обсъждане и взаимодействие между две и повече страни, всяка със собствени цели и желан изход, да се съгласят на задоволяващо решение, което дава за всеки от тях най-големите възможни предимства.

Съвременните бизнес преговорите са форма на бизнес комуникация (делово общуване). Целта на провеждането им е постигане на споразумение между участващите в тях. Провеждането на бизнес преговори е необходимо за обсъждане на проблеми, намиране на решения, които могат да задоволят всички страни в процеса на преговори. Съвременният бизнес човек трябва да познава всички нюанси и особености на тяхното изпълнение, за да развива успешно своя бизнес.

Какво са бизнес преговорите?

Функции на бизнес договарянето:

• - Информационна – в процеса на комуникация може да се обменя информация;
• - Комуникативна – установяване на нови взаимоотношения и бизнес връзки;
• - Контрол и координация на действията - при установени бизнес връзки партньорите често изясняват някои моменти чрез преговори;
• - Регулаторативни - решаването на възникващи проблеми, за предотвратяване на спорове.

Обратен ефект от воденето на преговори

Не е изключено в хода на преговорите, където се търси преди всичко сътрудничество и взаимосъгласие, да се постигне обратното. Недоволни от развитието на преговорите, от неумелия начин, по който те се водят, двете страни може да се окажат в сложна конфликтна ситуация.

Цел на бизнес преговорите

Крайната цел на преговорите е да се постигнат съвместни решения по основните причини, свързани с възникването и развитието на дадено противоречие. Успехът при водене на преговори е много положително и ценно умение за бизнеса. Изходът от успешните бизнес преговори е ситуацията “печеля-печелиш”.

Целта на преговорите е вземане на разумно решение на основата на пълно съгласие в позициите. Често в бизнес преговорите е нужно да се договори качеството, крайните срокове и цената с доставчика или с клиента. Когато става въпрос за работна сила, преговорите могат да са свързани със заплащането на часовете, с началото и края на работното време, с продуктивността.

Видове бизнес преговори

Бизнес преговорите представляват устен разговор с лично участие на заинтересовани страни. Той може да бъде двустранен или многостранен. Различните видове бизнес преговори могат да бъдат под формата на спор, дискусия, убеждаване, както и конструктивен или поучителен разговор. От своя страна многостранен бизнес разговор може да бъде организиран и под формата на среща, сесия, разговор на така наречената „кръгла маса“, презентация.

Разграничават се следните видове бизнес преговори:

• - Служебни – по протокол, по стриктна процедура;
• - Неофициални – непринуден разговор, който не завършва с подписването на същите споразумения;
• - Външни – с бизнес партньори или клиенти на фирмата;
• - Вътрешни – в рамките на организацията или фирмата.

Форми за провеждане на бизнес преговори

 

Конструктивен разговор

Страните обменят мнения. Процесът е взаимен. Всяка от страните отчита всички изразени съображения, позиции, факти, независимо кой е техният автор.

Обучителен разговор

Прехвърляне на информация от едната страна. Като правило, под формата на инструкции, указания. Целта е да помогне на другата страна да достигне желаното споразумение.

Убедителен разговор

Склоняване на събеседника към желаната цел чрез убеждаване с помощта на логически разсъждения, имащи тежест на аргументи, които са сериозни за решаване на конкретен проблем от факти.

Спор

Тази форма на бизнес преговори може да се нарече словесна конкуренция. Всяка страна се опитва да защити своето мнение.

Дискусия

Един вид спор, но по-мек, тъй като по време на дискусията отстояването на позиция става въз основа на аргументи, доказателства, проверени факти.

Тактики за преговаряне

• -Тактиката на ултиматума включва трудни преговори, когато една от страните незабавно излага своето решение. Резултатът е или противникът да се съгласи, или да напусне. Минус - възможна загуба на потенциален партньор.

• - Емоционална тактика за замах, когато се използват техники за промяна на настроението на противника. Изразяват се обвинения, после приятни думи. Това поведение пречи на другата страна да се съсредоточи върху предложението си. Резултат - опонентът се съгласява с предложението, при условие че е психологически нестабилен човек.

• - Краен ултиматум, даден в края на разговор. Това е симбиоза на двете горни тактики. Първо комуникация, после остър ултиматум. Резултатът е, че отслабеният опонент се съгласява с предложението.

• - Тактика на внушението, когато страните преследват целта - да разчупят преговорния сценарий и да наложат собствена визия за бизнес разговор.

• - Ускорени преговори. Опонентът е настроен за определена продължителност на процеса на преговори, например за 40 минути. А другата страна веднага заявява, че преговорите ще продължат само 15 минути. И така тя остава победител, тъй като подготовката на преговорите е била извършена от нея с очакването на 15-минутен период, а опонентът се е подготвял за 40-минутен разговор.

Как да преговаряме?

Провеждането на бизнес преговори има за цел да се сключи споразумение, което е изгодно за всички страни, но това не е лесен процес. То се състои от няколко етапа. И всеки етап има свои собствени характеристики. Нека да детайлизираме подготовката за воденето на преговори в няколко конкретни стъпки:

Събиране на информация и изясняване

Изисква внимателно поведение. Не се препоръчва незабавно да започнете да търгувате. Първоначално трябва да установите контакт с партньора, да разберете какви са неговите интереси. Необходимо е да се събере информация не само за партньора, неговите цели, мотивация, но и да се изработи съдържанието на бъдещия разговор. Това правило трябва да се спазва на подготвителния етап на процеса на преговори.

Подготовка за преговори и планиране

90 процента от успеха зависи от този етап. Това правило опростява процеса на провеждане на бизнес разговор, а също така ви позволява да имате под ръка начини за разрешаване на конфликтни ситуации, ако има такива. На подготвителния етап е необходимо:

• - Идентифицирайте проблема, намерете някой, който може да го реши:
• - Разберете интересите на всички страни, ясно формулирайте план, програма за бизнес разговор;
• - При необходимост изберете подходящи представители на делегацията;
• - Организирайте среща, вземете предвид всички организационни въпроси, свързани с подготовката за преговорния процес.

Контрол на средата

Важно е да изберете правилното място за организиране на бизнес преговори. Правилността на избора се влияе от условията, продължителността на преговорния процес и други фактори. Интересен факт! Практиката показва, че този, който организира срещата, постига по-голям успех в преговорите.

Подаване на предложения

Позволява ви да разрешавате противоречиви ситуации, които често възникват по време на бизнес разговор. На този етап има размяна на предложения, страните определят за какво имат недоразумения.

Договаряне

Страните се стремят да постигнат желаната цел чрез отстъпки, размяна на това, което има различна цена, стойност за всяка страна.

Вземане на решения

Предфинален етап на преговорите. Не се препоръчва да бързате. По-добре е да помислите отново дали постигнатото споразумение е от полза или не.
Последният етап е консолидирането на споразуменията
То изисква задължително фиксиране на постигнатото споразумение от бизнес преговорите, за да се избегне отказът на страните от решението, взето по време на преговорите.

Успешните бизнес преговори

Моделът на успешните преговори представлява схема, в рамките на която може да се опише естеството на преговорните взаимоотношения и техните важни съставни части. Настоящият проект представлява общ сценарий на сравнително официални преговорни взаимоотношения. Той може да има и по-значимо динамично приложение, служейки за отправна точка в познанията по бизнесмедиация, показвайки ясно какви са резултатите от съответното отношение. Така тази схема помага да се даде определение и теоретично описание на необходимите способности за ефективно делово общуване.

За осъществяването на успешни преговори е изключително важно всички действия да се предприемат на база обективен анализ и оценка, независимо от доверието или недоверието, симпатиите или антипатиите спрямо отсрещната страна. Препоръчително е да се избягва налагането на отделни ключови за преговорите мнения и позиции, за да се предпази по-нататъшния разговор от личностни сблъсъци, психологически провали на едната страна и мними словесни победи на другата.

Бизнесмедиация

Бизнесмедиация се налага винаги, когато няма видимо ясна “добра” и “лоша” ситуация, когато разликата в мненията прекъсва или има опасност да прекъсне определени взаимоотношения. Бизнесмедиацията е вид превенция, прочистване на деловия въздух от съществуващите проблеми, осигуряване на благоприятна атмосфера за протичане на успешни преговори. Ако преговорите се водят правилно, в подходящ дух на сътрудничество, няма да се налага на нито една от страните да губи контрол над ситуацията и да се чувства “излъгана” на финала.

Страни, участващи в преговорите.

Тъй като в преговорите участват страни с различни икномически и социални интереси, с различна стратегия и тактика при воденето на преговори, отделните страни неизбежно се нуждаят от прекъсвания за консултации и събеседване. За тази цел е благоприятно фирмата-домакин да помисли предварително и наред със залата за водене на преговори да осигури самостоятелно помещение за почивка и консултации.

Организирана подготовка на договарянето.

Добре организираната подготовка на преговорите гарантира до известна степен техния благополучен завършек. От гледна точка на участниците е важно да се уважават интересите и исканията на отсрещната страна, да има стремеж към взаимно разбиране на мотивите, да се търсят мостове за постигане на съгласие. Имайки предвид горното, личната предварителна подготовка на съответния мениджър изисква готовност по следните важни моменти:

• - Желаният изход –

какво наистина искаме да постигнем и какъв ще е идеалният резултат от наша гледна точка.

• - Приемливият изход –

минимумът, който сме се подготвили да приемем.

• - Граници –

области, в които става дума за цифри и лимити, за които компромисът не е решение, трябва да се имат пред вид през целия процес на преговори. В много случаи обаче не е задължително поставянето на долна граница. Този акт може да се тълкува като блокиране на инициативността и възможностите за изход от създалата се ситуация.

• - Срокове –

в случаи, когато се обменят пари за суровини или услуги.

• - Информационна осигуреност на целия екип

относно състава на преговарящата страна; относно всички факти и ресурси от наша и чужда страна, които могат да обърнат дискусията в наша полза.

• - Имаме ли някакъв коз,

нещо специфично, с което да привлечем другата страна към готовност и отстъпчивост за по-ранен компромис 

При предварителната подготовка за водене на преговори е необходимо обмисляне на възможностите на отсрещната страна колкото се може по-реалистично по същите пунктове и същата схема и ред.

Водене на бизнес преговори.

В рамките на създаване на нормална обстановка за водене на бизнес преговори, много важно е още преди тяхното започване страните да отчитат своите специфични интереси и да се информират за своите намерения относно областта, въпросите и най-важните пунктове в процеса на предсоящите преговори. Трябва да се приеме и обща позиция за процедурата, по която ще бъдат проведени преговорите.

Професионална етика при водене на бизнес преговори

Професионалната бизнес етика за водене на преговори включва много правила, които са задължителни за спазване от участниците в тях. Те включват етични норми на бизнес културата. Последната е бизнес култура, изразяваща се в метода на самоорганизация, който е насочен към ефективността на извличане на печалба от текущи икономически дейности. Етикетът на бизнес преговорите е неразривно свързан с бизнес културата, чиито правила се отнасят до:

• - Характеристики на организиране на бизнес среща;
• - Поведение на преговарящите;
• - Избор на дрехи и аксесоари;
• - Ритуали за пиене на алкохолни напитки;
• - Реч, жестове и др. 

Компромис в хода на преговорите.

Да се постигне компромис в хода на преговорите е възможно, ако двете страни са склонни на взаимни отстъпки. Компромисът е реален тогава, когато и двете страни са склонни да удовлетворяват взаимно, макар и малка част от своите интереси. Тук важна роля играе предварителният избор на критериите, по които ще се определи законният характер на отстъпките и тяхното равенство. Макар и трудно, трябва да се търсят и количествени форми за изразяване на тези отношения.

Мултикултурни бизнес преговори

С глобализацията на пазарите, конкуренцията и организациите, политиците, хората на бизнеса, и потребителите, които са неразделна част от тези институции, трябва все повече и повече да си взаимодействат, да управляват, да преговарят и да правят компромиси с представители на различни култури.

Различните ценности и вярвания, без да споменаваме езици и обичаи, могат да доведат до много скъпо струващо неразбирателство, а в някои случаи и до фалит. Както болезненият опит вече е показал на мениджъри и политици, бизнесът и политиката не са дискретни гнезда за рационална дейност, отделени от обществените културни ценности.

Всяко социално поведение има свой определен контекст и е свързано с други, дълбоко вкоренени убеждения. Това означава, че мизите за неправилно управление на междукултурните различия са много високи. Да ги игнорираш или омаловажаваш може да означава неспособност да задържиш и мотивираш персонала си, да не оцениш потенциала на един трансграничен алианс, да изпаднеш в маркетингова или рекламна заблуда, да се провалиш в създаването на постоянни източници за сравнителни предимства.

Несправянето с културните различия може да доведе иначе успяващи политици и организации до неефективност и фрустрация в работата им с различни народи. Ако обаче тези различия биват управлявани правилно и към тях се отнасяме внимателно, те могат да доведат до гомеми успехи.

----------------