Бизнес кореспонденция.

Деловата бизнес комуникация

http://www2.elc.polyu.edu.hk/CILL/images/Business%20women%20Notebook.jpgДеловата бизнес комуникацията е целенасочена практико-приложна дейност, чрез езикови текстове за установяване поддържане и развитие на делови, служебни и производствени бизнес отношения между институции, фирми, банки и др. А деловата бизнес кореспонденция има за цел е да урежда и документира организационно управленските и правно юридически отношения, изразени в документи със строго-определена структура.
  

Бизнес кореспонденция

Нейни основни задачи на бизнес кореспонденцията са да съдейства за установяване и поддържане на конкретни делови и своевременно документирани взаимоотношения между структурите на една фирма или между фирмата и външния за нея бизнес свят, както и с административно държавните институции .
  • -да осигурява компетентно и прецизно оформяне на всички документи по изискванията на БДС;
  • -да осигурява и гарантира обратната информация и срочното изпълнение на уточнени ангажименти;
  • -да съдейства за оптимизиране на дейноста по мениджмънт.
  • Изискванията към деловата кореспонденция са няколко:
  • - Правилно, срочно и качесвенно да отразява фактите, обект на съответния документ.
  • - Достоверно, обективно и изчерпателно да отразява фактите обект на съответния документ.
  • - Точно да спазва езиковата книжовната норма: за информативност и еднозначност на използваните лексикални конструкции и правописна точност.

Начини на водене на делова кореспонденция

Начинът на водене на деловата кореспонденция в значителна степен отразява стила на правенето на бизнес в една фирма.

Видове административна кореспонденция.

Съществуват различни видове административно делова кореспонденция. Ето някои от тях: 
  • 1. Организационно-разпоредителни документи - правилник на институцията, указание, решение, протокол, заповед, пълномощно;
  • 2. Справочно - информационни документи  - доклад /докладна записка/, отчет за изпълнение на конкретно поставена задача, протокол, служебна бележка, удостоверение, съпътстващо служебно писмо /приложено изпращаме ви…/;
  • 3. Между-фирмена кореспонденция – служебно делово писмо, договорни отношения , отговор на писмо, рекламация, договор, писмо на вежливоста.
  • 4. Лични документи за делови и служебни контакти - молба, заявление, жалба, автобиография, декларация, пълномощно.

Служебно бизнес писмо

Служебното бизнес писмо има няколко основни делови функции:

А – Функция на деловото писмо, според комуникативните задачи.

Основен документ със тематично многообразие, който обслужва между-фирмените производствени търговски или административни отношения ; използва се и за конкретна размяна на информация между държавни, обществени и бизнес структури.

1. Осведомяваща функция - 

всяко делово писмо трябва да предава конкретна и важна информация или факти за дейността и отношенията между адресанта и адресата.

2. Оценяваща функция -  

чрез писмото се изразява отношението на адресанта към коментирания проблем или факт ; заявява се желание, молба, настояване или съгласие, благодарност, отказ, възражение, рекламация.

3. Убеждаваща функция – 

въздействието върху формирането на конкретното социално или обществено поведение на адресата.

Б – Комуникативна ситуация за целесъобразна кореспонденция /служебна/.

Всяко бизнес ръководство трябва да има конкретни отговори на следните основни въпроси.
  • 1. Каква е целта на конкретното служебно писмо?
  • 2. До кого се изпраща, с цел постигане на задачите?
  • 3. Информация за това какво знае получателят на писмото за, адресата?
  • 4. Да знае адресанта какви са нуждите и потребностите на адресата?
  • 5. Конкретното писмо ще създаде ли професионален търговски или служебен интерес у получателя?
  • 6. Ще предизвика ли конкретни действия у получателя за бъдеща взаимна изгода? 

В – Структура на служебното бизнес писмо:

  • 1. Пълен и точен адрес на автора на документа /адресанта/ - горе, в ляво;
  • 2. Сигнатура на писмото – важна информация: изх. № и дата на изпращане; символите на съставителя и техническия изпълнител при съставяне на документа. /ДД/ХД / - един ред под адреса на автора.
  • 3. Адрес на получателя, персонално назоваване на адресата /До г-н Президента …/ освен името на институцията и града не е необходимо да се пише изчерпателен адрес. Адреса на получателя е на нивото на адресата в дясно, горе.
  • 4. Тема на писмото – кратко назоваване на съдържанието на текста на писмото; обикновено се съставя след като се напише и редактира целия текст. Започва на мястото на отстъпа, два реда под сигнатурата /относно:…/
  • 5. Обръщение – пише се два реда под темата.
  • 6. Текст на писмото – един ред след обръщението и първия абзац, започва на мястото но отстъпа – съдържа два или три абзаца и много често приложение на документи или други материали, които се подреждат в рубрика. 

Г – Служебна обработка на деловите писма.

1. Пътят на изходящите документи:

- съставяне на текста на документа, редактиране, уточняване на детайли по съдържанието, написване на официална бланка по структурните изисквания на БДС;         
- поднасяне за подпис;
- поставяне на сигнатурата – в деловата книга се записва изходящия номер от сигнатурата и темата на документа, задължително се оставя екземпляр в папката за изходяща поща.

2. Движението на входящата поща:

- Задължително получените писма  се завеждат под номер входяща поща и ръководителят поставя резолюция с конкретни задължения и срокове на свои сътрудници в съответстве със съдържание на полученото писмо:
- Техническия сътрудник оставя копие след резолюцията осигурява придвижването на документа до посоч. изпълнители и изисква срочното предаване на отговор.

3. Срокове на съхраняване на деловата кореспонденция – 

по БДС се разделят на временни и постоянни документи.
------------------------------------------------
Още препоръки, мнения и допълнения по темата може да четете и правите по-долу - в коментарите.

Няма коментари:

Публикуване на коментар

Моля, само сериозни коментари. Публикуват се след одобрение на редактор.

Налични издания по английски език - за българи: