Основното за Бизнес кореспонденция | dLambow

 

Какво е бизнес кореспонденция и кои са основните й задачи?

 

Какво е кореспонденция?

Кореспонденция (от фр.: respondence; от лат.: correspondentia - съгласуваност, съответствие; нем.: Correspondentz) – взаимна преписка, обмен на писма или писмени отношения между физически и/или юридически лица, водени с помощта на пощенски услуги или с електронна поща.

 

Деловата бизнес кореспонденция (преписка)

Деловата бизнес комуникация е целенасочена практико-приложна дейност, чрез езикови текстове за установяване поддържане и развитие на делови, служебни и производствени бизнес отношения между институции, фирми, банки и др. 

А деловата бизнес кореспонденция (преписка) има за цел да урежда и документира организационно управленските и правно юридически отношения, изразени в документи със строго-определена структура.

  

Бизнес кореспонденция

Бизнес кореспонденция - същност

Основни задачи на бизнес кореспонденцията са да съдейства за установяване и поддържане на конкретни делови и своевременно документирани взаимоотношения между структурите на една фирма или между фирмата и външния за нея бизнес свят, както и с административно държавните институции .

• -да осигурява компетентно и прецизно оформяне на всички документи по изискванията на БДС;
• -да осигурява и гарантира обратната информация и срочното изпълнение на уточнени ангажименти;
• -да съдейства за оптимизиране на дейноста по мениджмънт.

 

Правила за водене на служебна кореспонденция

Изискванията към служебната кореспонденция са няколко:

• - Правилно, срочно и качесвенно да отразява фактите, обект на съответния документ.
• - Достоверно, обективно и изчерпателно да отразява фактите обект на съответния документ.
• - Точно да спазва езиковата книжовната норма: за информативност и еднозначност на използваните лексикални конструкции и правописна точност.

Начини на водене на делова кореспонденция

Начинът на водене на деловата кореспонденция в значителна степен отразява стила на правенето на бизнес в една фирма.

Видове административна кореспонденция

Съществуват различни видове административно делова кореспонденция. Ето някои от тях: 

• 1. Организационно-разпоредителни документи:
• - правилник на институцията,
• - указание,
• - решение,
• - протокол,
• - заповед,
• - пълномощно;

• 2. Справочно - информационни документи:
• - доклад /докладна записка/,
• - отчет за изпълнение на конкретно поставена задача,
• - протокол,
• - служебна бележка,
• - удостоверение,
• - съпътстващо служебно писмо /приложено изпращаме ви…/;

• 3. Между-фирмена кореспонденция:
• - служебно делово писмо,
• - договорни отношения,
• - отговор на писмо,
• - рекламация,
• - договор,
• - писмо на вежливоста.

• 4. Лични документи за делови и служебни контакти:
• - молба,
• - заявление,
• - жалба,
• - автобиография,
• - декларация,
• - пълномощно.

Служебно бизнес писмо

Служебното бизнес писмо има няколко основни делови функции:

А – Функции на деловото писмо, според комуникативните задачи.

Основен документ със тематично многообразие, който обслужва между-фирмените производствени търговски или административни отношения ; използва се и за конкретна размяна на информация между държавни, обществени и бизнес структури.

1. Осведомяваща функция - 

всяко делово писмо трябва да предава конкретна и важна информация или факти за дейността и отношенията между адресанта и адресата.

2. Оценяваща функция -  

чрез писмото се изразява отношението на адресанта към коментирания проблем или факт ; заявява се желание, молба, настояване или съгласие, благодарност, отказ, възражение, рекламация.

3. Убеждаваща функция – 

въздействието върху формирането на конкретното социално или обществено поведение на адресата.

Б – Комуникативна ситуация за целесъобразна кореспонденция /служебна/.

Всяко бизнес ръководство трябва да има конкретни отговори на следните основни въпроси.

• 1. Каква е целта на конкретното служебно писмо?
• 2. До кого се изпраща, с цел постигане на задачите?
• 3. Информация за това какво знае получателят на писмото за, адресата?
• 4. Да знае адресанта какви са нуждите и потребностите на адресата?
• 5. Конкретното писмо ще създаде ли професионален търговски или служебен интерес у получателя?
• 6. Ще предизвика ли конкретни действия у получателя за бъдеща взаимна изгода? 

В – Структура на служебното бизнес писмо:

• 1. Пълен и точен адрес на автора на документа /адресанта/ - горе, в ляво;
• 2. Сигнатура на писмото – важна информация: изх. № и дата на изпращане; символите на съставителя и техническия изпълнител при съставяне на документа. /ДД/ХД / - един ред под адреса на автора.
• 3. Адрес на получателя, персонално назоваване на адресата /До г-н Президента …/ освен името на институцията и града не е необходимо да се пише изчерпателен адрес. Адреса на получателя е на нивото на адресата в дясно, горе.
• 4. Тема на писмото – кратко назоваване на съдържанието на текста на писмото; обикновено се съставя след като се напише и редактира целия текст. Започва на мястото на отстъпа, два реда под сигнатурата /относно:…/
• 5. Обръщение – пише се два реда под темата.
• 6. Текст на писмото – един ред след обръщението и първия абзац, започва на мястото но отстъпа – съдържа два или три абзаца и много често приложение на документи или други материали, които се подреждат в рубрика. 

Г – Правила за водене на входяща и изходяща кореспонденция

 

1. Правила за изходяща кореспонденция:

• - съставяне на текста на документа, редактиране, уточняване на детайли по съдържанието, написване на официална бланка по структурните изисквания на БДС;         

• - поднасяне за подпис;

• - поставяне на сигнатурата – в деловата книга се записва изходящия номер от сигнатурата и темата на документа, задължително се оставя екземпляр в папката за изходяща поща.

2. Правила за входящата кореспонденция:

• - Задължително получените писма  се завеждат под номер входяща поща и ръководителят поставя резолюция с конкретни задължения и срокове на свои сътрудници в съответстве със съдържание на полученото писмо:

• - Техническия сътрудник оставя копие след резолюцията осигурява придвижването на документа до посоч. изпълнители и изисква срочното предаване на отговор.

3. Срокове на съхраняване на деловата кореспонденция – 

по БДС се разделят на временни и постоянни документи. Във временните документи се съдържа информация по конкретни проблеми и те се използват за оперативни цели, поради което имат кратки срокове на съхранение до 10 г. 

Други документи съдържат постоянна информация, която не губи своето значение във времето, поради което те подлежат на постоянно съхранение, при подходящи за целта условия.

----------------